HOME / TOPICS-No23

ドキュメントマネジメント改革とXML



中部経営情報化協会「Coma News」 2003/10/15(水曜日) 掲載
 
 
〜情報編集ビジネス・モデルの提案〜

ドキュメント・コンテンツにフォーカス
 情報化社会、IT革命が叫ばれて既に久しくなりますが、インターネットが広まった割には、情報化の進展が実感として伝わってこないように思われます。その理由は端的にみて、情報化といいながら、肝心の情報・知識の重要な中身が、関係する人々の間において、縦横に編集利活用できるように提供されてはいない、というところにあると考えられます。すなわち、これまであまり注力されていない「ドキュメント・コンテンツ」にフォーカスした情報化の取り組みこそが、いま求められているのです。このことについて考えてみましょう。

ホワイトカラーの生産性向上
 かねてより日本では、モノづくり製造現場の生産性の高さとは裏腹に、間接部門、ホワイトカラー部門における生産性の低さは、先進国中で最低ランクに位置付けられたままです。この課題に対処するため、厳しいリストラが進められているわけです。ところが御承知のように、リストラとは不採算部門の縮減を主たる目標としたものであります。逆に、コア・コンピタンス(中核能力)の主軸部門を強化するための抜本的改革にかんしては、リストラ手法によるのではなく、顧客志向に基づいた積極策として、リエンジニアリング手法を採用する必要があります。
 さて、このリエンジニアリングの進め方に大きな問題がある、とみています。業務のとらえ方が定型処理の対症療法に偏りすぎているのです。どういうことか説明しますと、今日のホワイトカラーが果たすべき業務機能とは、情報化社会に特徴的なビジネス原理に立脚することが不可欠です。情報化社会の基本原理とは、近代社会の成熟化の中で、人々の活動が多彩に活発化し、新たな課題の解決へ向けて、旧来のセクショナリズムに囚われることなく、複数のセクション、ジャンルの人々が様々なコラボレーション(協働)を繰りひろげる、というモデルになります。

 そのためには、多角関係にわたる人々の「ネットワーク協働」を支援できる、というシステム要件に応える必要があります。ところが、これまでの官僚制原理に基づく中央統制型業務にあっては、あらかじめ割り振られた役割分担、機能分担を前提として、各セグメント間の固定的な受け渡し処理、いわゆるトランザクション処理を、いかに効率よく執行処理するか、というテーマがシステム化における主要な課題とされてきました。こうした認識が根強く支配しており、いまだに転換できないでいるわけです。
 現実に、ホワイトカラーがどのような業務態様に従事しているか、大企業の本社部門のホワイトカラーを例にとって、その業務態様をみると、定型的な手続処理系の占める割合は三割程度しかなく、過半の六割程度を占めるのは、いわゆる企画調整系の業務態様となっております。各種の資料作成作業を実態とする「思考的、準思考的」な仕事です。こうした実態は、自治体などの公的部門にあっても同様です。

クリックすると拡大します

 ここにおいて、なお定型的な手続処理系を徹底して効率化するシステム化の典型が「電子申請」です。これにより多分、現状三割が一割へと劇的に縮減されることと想定されますが、では、余剰の二割の人員はどうなるか、といえば、システム化未着手の「思考的、準思考的」な仕事の分野へ投入され、その結果、業務時間に占める構成割合は七ないし八割にも至り、ますますホワイトカラー生産性の低下を招きかねない、と懸念されます。

XMLによる情報・知識の編集支援
 今日のホワイトカラーが現実に大半の時間を費やしている中核的な「思考的、準思考的」な仕事の性質に即してシステム化を考えてみますと、定性的な情報・知識を集約し、新たな意味のある一纏めへと編集、再編集することを支援できる仕組み、ということです。
 今日のIT(情報技術)とは、こうした社会の生産原理の変化に対応して、新たに「関係性を繋ぐ仕掛け」を提供するために登場しているものであります。インターネット及びその言語たるXMLとは、まさに「関係性を繋ぐ仕掛け」そのものといえましょう。
 ところが、このような本質的意義を持つITについて、先に指摘しましたように、旧来の社会原理に基づく相変わらずな見方が根強く存在し、誤解を広めています。それは「きまったことを処理する速さやパワーを賛美する」態度です。例えば、インターネットについて「きまったことを表示し、誰でも、いつでも、素早く読み取る装置」という側面を主とする見方です。
 ここからは、本来のXMLの利活用場面は、けっして浮かび上がってきません。
 これが「XMLビジネスが見えない」と言われている事情です。
 正しいITの捉え方とは、多彩な人々の間を仲介し、理解を助け、支援する機能として「情報・知識コンテンツ」を縦横に編集利活用する役割、との認識が基本です。

ビジネス・パートナーとしての役割発揮
 「仲介、支援する機能」を中核としたビジネス・モデルの上で、コンテンツ編集処理にかかる高度なノウハウを発揮させることにより、はじめて情報化社会に対応したビジネスが成立するのです。
 それには、前提条件があります。知的な仲介者、支援者として、客とともに考える存在になることが必要です。これまで長い間、客のたんなる請負(下請け)や、たんなる物売りという位置づけにありました。近年では、そうした受身の位置から「提案営業」という積極的な立場へ転換することが勧められていますが、ここで求められているのは、もっと主体的にコラボレーション(協働)のパートナーとしての役割を発揮する、ということです。

 では、「主体的なパートナーとしての役割を発揮する」ニュー・ビジネスのイメージとは、どのようなことか。以下に具体的な事例を見ていくこととしますが、それは未だ顕在化したビジネス需要とはなっておりません。しかし潜在需要は無限と言ってよいでしょう。すべては自ら掘り起こす必要があります。しかし開拓の可能性は広く存在しているはずです。

「文書DB+印刷+Web」から発想する
 IT時代の真の業務効率化を目指し、まず何から手をつければよいのでしょう。従来の電算化テーマ=手続処理系定型業務システムの延長線上が、その答ではないことはご理解いただけたことと思います。そこで視点を変えて考えていただきたいのです。それは「印刷コスト周辺から考える!」ということです。
 自治体など、債務超過の中で抜本的な予算削減は急務です。その中で、公共事業削減などは規模が大きく、削減効果が見えやすいものではありますが、それ以上に注目を集める予算枠があります。それが印刷コストです。
 印刷物とは、ある事業の成果として生まれます。事業の計画書・報告書、ルールをまとめた例規集、議会の会議録、市政の広報・公報など、これらはある業務、つまりドキュメントワークの最終成果として取りまとめられます。また情報の即時性や双方向性から生まれたインターネット・Webについても、印刷物とは異なる目的から生まれる媒体ではありますが、業務の成果として出力されることには変わりはありません。そこでこれらを1つの枠の中で連動して考えるのです。
 しかし従来のIT化の流れは、業務成果のドキュメント(DB)、印刷、Webが各々隔絶され、バラバラに考えられていました。つまり各々のコストが安くなればそれで良しという視点で考えられていたわけです。そのため紙として出力されたドキュメントのレコードマネジメント、印刷制作のコストダウンだけを目指した内製化、簡単なホームページ制作ツールを利用した低コスト化など、懸命に追いかけられてきました。しかしこれには自ずと限界があります。しかも単なる単品コストダウンでは、各々の連動部において、見えない人手間やコストが発生し、外注コストは削減しても、残業増から人件費コストがアップしたケースも多々見受けられます。
 印刷コストとは印刷会社への発注金額だけの問題ではありません。それ以上の課題は印刷物が生まれる過程=業務フロー、それに関わる原稿の素であるドキュメント管理のあり方=内部の情報整理・編集コストが最大のカギとなります。
 業務成果のドキュメントがいつでも利活用できる状態となり、そこから印刷物やWebコンテンツが目的機能に応じて自動的に生まれるIT化が企業・組織繁栄に不可欠なテーマとなるわけです。その中核技術がXML(eXtensible Markup Language)です。

XMLとは何か?
 大量なドキュメントの中から必要な情報を抽出し、並べ替え、目的に応じた形でドキュメント活用ができること。複数ドキュメントが有機的にリンクし、しかも最新情報に更新され、必要な時に必要な内容があたかも1つのドキュメントのように扱うことができること。一元管理されたドキュメントに対して、スタイルシートの付与次第で、求める形式・目的に応じた出力表示ができること。これが生きたドキュメントファイル=XMLの意味です。
 従来のドキュメント管理は、改竄されないこと、真正性を保つことから、固定化されたドキュメント管理、情報セキュリティばかり注目されていました。これも重要なことではありますが、この固定化されるまでの前工程における情報の使いまわしこそが、業務効率化の最大のテーマです。1つの目的のみでドキュメントを終わらせるのではなく、関連する業務すべてに利活用できること、これによって業務変革が生まれます。そこでXML展開の1事例として自治体広報業務をテーマとして、XMLドキュメントシステムのあり方を検証してみましょう。

自治体広報のXML化について考える

クリックすると拡大します

 市民に対する市政に関わるお知らせ情報を発信する媒体、それが自治体広報です。広報セクションが自治体内部のあらゆるセクションから情報を集め、編集するこの広報には、実は様々な課題が潜んでいます。
 1つ目は、原稿を取りまとめる上での課題です。ある自治体の広報制作ルールを拝見しました。そこには現課からの入稿ルールが示されていましたが、手書きでも、Wordや一太郎などのワープロ文書でも、何でもOKとなっていました。またタイトルや担当セクション名など、原稿の文書構造ルールも一応規定されていましたが、実態はバラバラで、ルールは守られていません。
 そのため、広報編集担当者は、手書き原稿の文字入力、異なるワープロ文書の統合化、そしてバラバラの入力ルールの統一など、取りまとめ段階で多くの時間を費やしています。これは印刷物の広報だけを制作している時代には許されたことでしょう。(取りまとめは手間がかかっても、後は印刷会社に任せるだけで、印刷物は完成し、業務は完了)
 しかし時代はWebによる広報情報配信など、印刷以外のメディア発信フローまで考えなくてはならず、標準化と効率化による原稿取りまとめが不可欠な状況にあるのです。
 2つ目は、広報作成のみを単独で考えている点です。例えばこんなことが発生します。「今年は市制50周年、今年度は記念に広報年鑑を発行しよう!」この場合にどのような原稿まとめをするのでしょう。各月の広報は印刷版下を作成することを目標に取りまとめられています。そこで組版済みのデータは存在しても、広報の素原稿データは存在していません。しかも1年分の広報情報を時系列で並べ替える、分野別に分類する、などの対応が必要な年鑑編集において、各月の広報版下では生かすこともできません。
 データベースが存在しない以上、自治体の実態は、過去の広報の個別記事を切り抜き、分類整理、それを大判の紙に貼り付け、文字の再入力から印刷会社にオーダーしています。また再入力とは文字校正作業が付き纏います。このように他の印刷物とのリンクが考えられていない体制に多くの広報作成現場はあり、総合的視点でのコストダウンを考えると、このままでは多くの疑問が生まれます。
 3つ目は、出力メディア毎に制作進捗を管理している点です。ある自治体では、当時の発注ルールにおいて、広報の印刷物とWebによる広報情報配信業務が、別々の業者に発注されていました。(印刷は印刷業、Webはシステム業という業者の枠組)
 しかもそれはメディア制作・運用に関わる管理から分かれるのではなく、原稿を取りまとめる段階から、別業者に割り振られていました。つまり印刷業者、Web業者がともに、まったく同じ原稿取りまとめ作業を別々に取り組むという無駄が生まれていたのです。
 原稿取りまとめのコンテンツ作業と各メディアの制作進捗管理作業を分けて管理するのであれば意味はあります。しかし従来の制作フローの考え方をそのまま踏襲すると、この無駄が発生するのです。
 ではどうすれば、課題が解決できるのでしょう。

自治体広報XMLデータベース展開

クリックすると拡大します

 まずは原稿を取りまとめる工程です。これまでは現課の入稿形態がバラバラなことが課題でした。この解決のため、庁内LAN上に全職員が利用可能な広報情報入力テンプレートを提供、これによる入稿をルール化します。そして広報情報データベースを直結させ、編集担当者の取りまとめ作業を全廃します。(編集担当者はデータベースへの入稿状況のみをチェックすればOK)
 またデータベースには、その後の分類・並べ替えに必要となるキー(セクション・分野・日付など)が記事毎に登録され、あらゆる利活用を想定した設計とします。そしてデータベースからの印刷出力は、自動組版の仕組みを事前に構築することで作業効率化を実現します。
 またこんなことも考えられます。印刷物毎に原稿作成を行っていた時代には考えられないことですが、広報に掲載される情報を素として生まれる別の印刷物(博物館イベントカレンダーや幼児予防接種月間予定表など)を原稿作成なしでデータベースから自動組版出力もできるのです。1点1点は小さなコストダウンかもしれませんが、全庁的に考えれば、多くの印刷物がこのターゲットに含まれ、そのコストダウン効果は大きなものとなります。
 そしてWebも広報情報データベースとの連動によって、自動発信が可能となります。原稿の取りまとめ作業がシステム上へ置換でき、人手間が発生しないことから、毎日新たに追加更新される広報情報が、自動的にWeb上で発信できる環境も構築可能です。
 これにより、即時性のWeb、一覧性の印刷というメディア双方の特性に応じた活用展開が簡単に実現できるわけです。そしてもちろん双方向性のWeb特性を考慮すれば、自治体から市民への情報発信のみならず、e-デモクラシーとしての市民から自治体に対する生の声の発信としての電子会議室と広報情報データベースとのリンクも可能です。あらゆる自治体業務テーマに関して、双方向での情報のやり取りがデータベースの中に収録され、誰もがその過程を検証することができる「開かれた行政」の実現に発展していくのです。

XMLトレンドの2つの方向性
 しかし中には、XMLとはドキュメント管理技術であるという提唱に疑問をもたれる方もおられるかもしれません。Microsoft社のTVCFの中でXMLという言葉が聞こえます。(XMLトランザクションで50¢コストダウン!)これは電子商取引のデータ交換において、XMLを中間ファイルとすれば効率的であるという提唱です。もちろんこれにも意味はありますが、ホワイトカラーの生産性向上に寄与するドキュメント技術としては、もう1つの側面であるXMLによる「ドキュメントデータベース〜情報編集〜メディア出力」に注目すべきです。データ交換システムで勝負するのであれば、XMLに拘る必要もありません。データ利用現場で様々な編集に対応でき、オンデマンド情報発信まで対応できる情報編集+情報処理力こそ、XMLで目標にすべきテーマです。
 「印刷周辺から業務改革につながるドキュメントマネジメントの答が見つかる」とは意外に思われた方も多いことでしょう。当然、印刷会社とは紙にだけ関わる業とだけ思われていたと思います。しかしここで注目いただきたいキーワードは「情報編集」です。印刷物も業務における情報編集結果の1つですが、それに留まらず、業務における情報入力(入力テンプレートなど)+業務現場での情報利活用(業務場面に応じたスタイルシート)+印刷(オンデマンド印刷まで含む)+Web(一覧から個別対応まで)を総合的に考えることが、情報編集力であり、業務変革の答となるのです。

クリックすると拡大します

業務とドキュメントの関係を検証する
 図は介護サービス業者における作業履歴データベースを軸とした業務展開を示しています。

クリックすると拡大します

この中で最もわかりやすいものが、○で示す「事例対処マニュアル」の印刷物です。しかしこのマニュアルが生まれる背景を少し考えるだけで、様々な業務が関わってくることがわかります。作業者の日報入力、介護対象者の属性入力、作業者や介護対象者別のレポート・カルテ作成、そして自治体等の外部への介護事例レポート作成など、データベースからこれだけのものを生み出すことが可能です。
 この全体像を描けなければ、各々別々に原稿作成し、そのリンクも人手間で管理、常にこれらのコンテンツ整理や作成に追いまくられる日々を過ごすしかありません。その中で新たなビジネスメニューを生み出す、1人1人の介護対象者に親身な応対をするといっても、それには限界があります。だからこそXMLドキュメントマネジメントです。

XML化、何から対応するべきか?
 では、日常のドキュメントワークから、XML展開の接点をどのように発見すればよいのでしょう。それは自らのSOSの発見にあります。図を参照ください。

クリックすると拡大します

このSOSは印刷物を中間として前後2方向に大別することができます。1つは作成準備段階のSOSです。
 「原稿作成、取りまとめ作業が楽にできないか?」「同じ内容でもなぜ印刷物毎に原稿作成しなければならないのか?」「Webと印刷の原稿をなぜ別々にまとめなければならないのか?」「業務システムの中に原稿データが眠っているのに、なぜ活用できないのか?」
 これらは「原稿作成は自分の責任!印刷業は指示で印刷するのみ!」というこれまでの考え方から生まれるギャップです。これをコンテンツ編集工程の効率化をともに考えるという土俵にあげて考えるのです。
 もう1つは利活用段階のSOSです。例えば、情報更新が頻繁な印刷物=バインダー製本・加除式差替方式というのが、印刷メディアのみの時代のルールでした。しかしネットワーク環境が浸透した現在においても、この方式を踏襲しなければならないのでしょうか。
 なぜ加除式なのか、それは情報更新にいち早く対応するための印刷時代の知恵です。しかし印刷料金は確かに安価となるでしょうが、顧客の課題は差替を行う手間・コストです。頻繁な情報更新に対応するためには、頻繁な差替作業が必要となります。しかしそのコストが厳しくなれば差替頻度が低下します。結果、最新情報を常に把握することが難しくなってしまうわけです。
 これをXMLデータベースによるネットワーク型情報配信システムに置換するとどうなるでしょう。データベース上のコンテンツを更新し、即時配信する。このコストだけで、情報利用者が必要に応じて最新情報を自ら入手することができます。
 またこれは印刷物ゼロ運動がその目的ではありません。「即時性はWeb、一覧性は印刷」というメディア特性を考慮すれば、その利点を活かすこともできます。例えばオンデマンド印刷です。多くのビジネスがOne to Oneへ向かう中で、エンドユーザーに個別対応し、ビジネス接点を深めること、これはどの企業においても命題です。それには、コンテンツを体系立ててデータベース整理し、各々に必要な情報を配信でき、しかも受け手が得られた情報をわかりやすく利用できること、この仕組み作りがオンデマンドビジネスに対応する不可欠な条件であり、XML技術がそれを支えるものとなります。
 ビジネスが不透明な社会の中で、新たなビジネス開拓につながる要素が、これら各SOSの言葉につながってくるわけです。ビジネスを発展させるカギは、ドキュメント資産であるといっても過言ではありません。しかし運用に無駄な手間やコストがかかっていては、成果も生まれません。情報編集力+XML力で、真のIT化とビジネス成長を手に入れてみませんか。

TOP
 

   
Copyright(C)1999 Document Enginiaring Laboratory Co.,Ltd. All Right Reserved.